仕事

デスクの整理整頓の方法【机上整理で業務効率化】

こんにちは、姿焼です。
今回はお仕事の話です。

私の周りでもそうですが、デスクの上が散らかっている人いませんか?

あなたはどうですか?
片付けられていますか?

机上が散らかっていると、資料を探すだけで時間も手間も要しますし、何より作業がしにくく効率が悪くなってしまいます

そして、いざ溜まった資料を片付けるとなると1日いっぱい使ってしまう程の量になってる、と言うのも珍しい話ではありません。

そんなお片付けできない人達へ、基本机上にはPCしか置かない私が「机上整理」の考え方とやり方を解説してまいります。

業務を効率化して少しでも早く帰りましょう!

何の為にやるの?

まずは何の為にやるかといったら、他でもない自分の為です。
片付けをしないのにはメリットはありません

職場でも頭ごなしに「片付けろ」と言われてもイマイチ響かないのは、片付けるメリット、片付けないデメリットが見えないからだと考えます。

そこが見えて来れば

「あー、少しやってみようかな?」

という気持ちになるのではないでしょうか?

前半を「考え方」、後半を「具体的なやり方」で解説するので「やり方だけ知りたいぜ」という方は後半をご覧下さい。

片付けが「出来ない」人って?

片付けが「出来ない」と一言に言っても、

「やる気がない」人と

「やり方がわからない」人がいると思います。

それぞれどのような方なのか?
自分としても気が付かないこともあるので、客観的に見た特徴をまとめます。

片付けの「やる気がない」人

まず、やる気がないという方は

「何のために片付けるの?」

「片付けなくたって仕事出来ればいいんでしょ?」

「散らかってた方が仕事しているように見えるし」

という考えが多い印象です。
私の職場にもいます。

「片付けなくたって俺は困んない」

「いざとなれば捨てればいい」

と言う考え方の人が…。

こういう方々は「自分は仕事が出来る」と考えている様に見えます。

「書類なんて後回し、もっと大事な仕事があるから」
なんて考えてませんか?

私から見た片付けの「やる気の無い」人はこんなイメージです。

片付けの「やり方が分からない」人

やり方がわからないという方は、

「気が付いたら書類が溜まっている」

「忙しくて手が付かない」

と、ざっくり言ってしまったら「あまり仕事が上手じゃない人」だと思います。

そんな方は、そもそも「片付ける習慣」がなかったり、自分の「業務管理」が出来ていない印象です。

傍から見ると、まぁ忙しそうです。
悪く言ったらとても効率が悪そうです。

どうでしょう?
少し言い方が悪いですが、心当たる所はありましたか?

まぁ、全てがそうではなく、あくまで私の主観での話なのでその限りではないこともあると思います。

片付けるメリット、片付けないデメリット

前半では、ここがメインの話題ですね。

片付けをできない方々を少しでも「あー、片付けてみよっかな」と言う気持ちにするために説明して参ります。

「片付けろって言うけど何がそんなにいいの?」

そうですね、誰しもメリットがなければ動く気にはなれないと思います。

では、私の考えるメリットを挙げていきます。

「片付けるメリット」の中に「片付けないデメリット」が含まれているため、まとめて解説していきます。

  • 作業効率が上がる
  • 無駄な時間が減る
  • 印象が良い
  • 気持ちが良い
  • デスクを自分好みに出来る

こんな感じですね。
1個ずつ解説していきます。

「そんなもんならいいや」と言わずもうちょっとだけ見てってください。

作業効率が上がる

これが一番大きいかなぁと思います。

仮にデスクの上がゴチャーっと書類が散らばっているとしましょう。
まず何を思うかと言うと「狭い」ですね。

そんなデスクのどこで作業をするんですか?

書類を書くスペースファイルを開くスペースマウスを動かすスペースも無い。

こういう人達がどのように作業するかと言いますと、

「書類の上で作業する」

「書類を寄せて作業する」

ですね。

想像してみて容易くわかると思いますが、圧倒的に作業がしにくいはずです。

だから片付けるのです。
片付けると作業効率が格段に上がります

コンピュータの「作業領域」であるRAM(Random Access Memory)は、よくデスクの上に例えられます。

作業領域、つまりデスクの上が狭いとコンピュータの動作が重く(遅く)なってしまいます

Excelやネットブラウザ等色々立ち上げたPCの動作や処理が重いのと一緒です。
あなたのデスクの上はまさにその状態です。

書類を片付け、自分の作業領域を広げ、動作を軽くして作業を効率化していきましょう。

無駄な時間が減る

書類を溜め込んでいると、いざ「この書類が欲しい!」という時に見つからないものです。

この時間ってすんごく勿体ないです。

この時間は書類が溜まる程「長く」「頻度も多く」なります。
書類と共に無駄な時間を積み重ねているのです。

例えば1回に書類を探す時間を短く見積って「5分」としましょう。
少なからず「1日2回」は探すものと考えると1ヶ月で約40回の200分(3時間20分)、1年だと2400分(40時間)、恐ろしい時間を無駄に過ごしております

少なく見積ってこれですから、実際はどんだけ無駄にしているんでしょう?
考えたくもありませんね。

こんな無駄な時間を別のことに使ってください。

その分早く帰ってください。

印象が良い

導入でも話しましたが、デスクに書類を溜めている人は「仕事やっているように見える」と勘違いしているものです。

パッとイメージ中堅の方とかベテランの方が多いと思いますが、それは間違いです。

とりあえず考えを改めてください。

私もそうですが、周りの印象としては

「机が散らかっている」=「仕事が下手くそ」「だらしがない」「本人の性格もそんな感じなのだろう」

印象は最低です。
極端ではありません、印象なんてそんなものです。

「中身を見ろよ!」

いやぁ、最もなご意見です。

しかし、人間とは単純な生き物、外見や雰囲気から印象をとりあえず決めてしまいます
そして、その印象はちょっとやそっとじゃ崩れません。

逆に綺麗に整頓されたデスクの人はどうでしょうか?

私は「仕事が上手なんだろうなぁ」「しっかりしてるんだろうなぁ」と感じます

大半の方は「うわー、何もないよ、ホントに仕事してんの?」なんて思いません。

安心してください。
そんなこと思う人ほど大した仕事してません

とにかく、何が言いたいかと言うと「綺麗なデスクの人は印象が良い」のです。

皆様も整理整頓して、良い印象を与えましょう。

気持ちが良い

デスクがスッキリしてるとほんとに気持ちがいいです。

書類等によるストレスがありません

「別に書類溜まっててもストレスなんか感じてないよ」

そう思う方もいらっしゃると思います。

実はそうでも無いようです。

散らかっている状態を見ていたり、その環境下に置かれると、人間の脳は知らぬ間に疲労し、ストレスを感じたり集中力が低下してしまう

そんな研究結果もあるようです。

「なんか疲れるんだよなぁ」とか「いやー、集中力続かなくて」と言う方は1度片付けてみる価値は大いにあると思います。

綺麗に整頓されたデスクで気持ちよく仕事をしましょう

デスクを自分好みに出来る

これは、場所によって可否があると思いますので可能であればって感じです。

私はこの為にデスクを綺麗にしているようなものですかね。

女性の方に響きそうな気がしますが、「推し」のグッズでデスクを飾りたくはありませんか?

アイドルやキャラクターの様々なグッズでデスクを飾ればモチベーションが数段上がります

私は、モニターフィギュアやマウス、マウスパッド等色んなものでデスクを彩っております

気持ちが上がるので、やる気も上がります
そして、片付けという点から見れば「推し達」を汚すまいとキレイに保とうと言う心理が働きます

皆様もデスクに「推し」を招くためにお片付けしてみませんか?


如何でしたか?
ここまで心理面について解説してみました。

大きくは「片付ける気がない人」に向けて、片付ける事がどれだけのメリットを生むか少しは分かっていただけたでしょうか?

「片付けてみようかな?」と少しでも思って頂ければとても嬉しいです。

実際の片付け方(私はどうやってるか)

ここからは、実際にどう片付ければいいか
具体的内容を解説してまいります。

主に「片付け方のわからない人」向けになっているかと思います。

あくまで私の方法であり、考え方ですので「一例」としてお考え下さい。
やってみて合う合わないがありますので、参考までに。

しかし、そう言いつつも試す価値はあるものと考えております。

  • 今日やることを決めておく
  • 書類整理の時間を確保する
  • 書類の保管場所を決める
  • デスクの上に仮置き場所を作らない
  • あえて邪魔な所に書類を投げておく

以上が私の実施している書類整理目線での仕事管理の方法です。

これが出来てれば、デスクを片付けられ、散らからないように予防することもできます。

それでは解説して参ります。

今日やることを決めておく

これはデスクや書類整理の観点でも有効ですが、その前提として自分の業務管理に大きく使えると思います。

まぁ、タイトル通りです。
自分が今日何をしたらよいのか?いや、何をすべきかを予め決めておくのです。

これだけの事で業務効率はグッと上がります

全てがルーチン作業というのであれば話は別ですが、ある程度幅の効く業務内容であれば有効な手段です。

まず、あなたは今日やることをいつ決めますか?

昨日ですか?

今日の朝ですか?

それとも思いつきですか?

実際に業務を行うタイミングとその業務を予定をしたタイミングが近い程効率は悪いものと考えます。

何故なら?それは、予定を考えるという作業、その時間がその日の業務内容に加わるからです。

例えば、1日に10個の作業を出来るとします。
その中で、1個につき1回「次の作業を考える時間」が仮に5分としましょう。

そのたった5分の時間で、1日約50分浪費しているのです。

おおよそ、その時間でもう一個ぐらい作業できますよね?

勿体ないと思いませんか?

そこで、予め「今日の予定を決めておく」のです。

とりあえず「1日」分の仕事を決めてみてください

当日の朝でも悪くは無いですが、出来れば「前の日」が決めやすいかと考えます。

朝だと「昨日はどこまでやったかな?」と思い出すことから始めなければいけないので、その分の時間が無駄と言えます。
前の日のうちに考えていれば、その日の進捗が目に見えているので、次どこからやればいいかが決めやすいのです。

その分スタート地点が違うのです。

この「自分の予定を決める」という行為は立派な業務管理です。

少しづつで構いません。

1日分が出来なければ半日分、
そして1日分が出来たら今度は2日、3日、1週間と長い目で見る程自分の時間を確保しやすくなると考えます。

自分の時間や業務内容を把握し、業務管理してみてください。

ちなみに私は、就業前の約10分程度ですが、明日の業務をまとめております。

物としてはWindows10の「付箋アプリ」を使用しております。
標準で入っているアプリなのでダウンロード等の作業をしなくて大丈夫です。

皆様よくお使いの「付箋」をPC上に貼れるイメージですね。
とても使い易いですよ。

何枚も貼れますし、色分けも可能です。
また、大きさも自由に変えられますのでメモする内容に合わせて使い分けられます。

思いついた時にメモする事も出来ますし、業務管理として今日やることをメモして、終わったら消していくなんてことも出来ます。
書いたメモが無くなっちゃった!ってことも無いので安心です。

是非参考にして下さい。

書類整理の時間を確保する

前項の業務管理が出来たなら、次はその管理範囲内で「書類整理」の時間を作ってみてください。

あくまで自分の負荷に感じない範囲で構いません。

飽きてしまったら効率が悪くなってしまうので、5分でも10分でもいいです。

「この時間は書類整理しかしないぜ!」

という時間をとってください。

そこでビシッと書類整理をして下さい。

自分が積み上げたものを消化していきましょう。

しかし、その時間で処理できる以上の物を他で溜め込んではいけませんよ?

ダイエットと一緒で、消費カロリーの方が摂取カロリーより多くなくてはいけません。

徐々に、ゆっくりで良いので綺麗なデスクにしていきましょう。

書類の保管場所を決める

書類整理!と一言に言っても、何も不要なものを「捨てる」だけが整理ではありません
所定の場所にしまう作業も発生します。

有用な資料はしっかりと保管しておきましょう。

しかし、いざしまうと言っても「保管先」が決まっていなければしまうことは出来ません。

「しまう所なんて無いし、やーめた」

となるのが目に見えます。

そこで、保管場所を明確に「ココ!」と決めるのです。
そうすれば迷うこと無くそこに保管することが出来るはずです。

保管場所を決める際、予め決めるのはなかなか難しいと思います。

どんな書類がどれだけあるのか分からないので、無闇に作ってもムダになるやも知れません。

やり方をザックリ説明します。
あくまで私のやり方なので参考程度に。

まずは、一旦自分の資料を仕分けてください

仕分けの作業はいきなり細かく分類するのではなく、最初は大まかに次は細かくと言うように段階的に仕分ける方がやりやすく、1回でやるよりもむしろ早く終わります。

1回目は「捨てるもの」と「残すもの」

整理できない人は「捨てられない人」です。
よく言われるように、それを見てパッと残しておく理由がなければ捨てて問題ありません
むしろ捨てましょう。
パッと理由も出ないような魅力のない資料なんか溜めておいても仕方ありません。

2回目はジャンル分けですね。

これも最初はざっくりで構いません。

具体的なイメージとしては、最初に書類をしまう「ファイル」を分ける

次にファイルの中で「見出し」で分ける

そんなイメージです。
何となく掴めそうですかね?

さて、早速ファイルレベルで書類を仕分けしていきましょう。
仕分けの仕方は人それぞれです。

「そこも説明してよ!」

と思うかもしれませんが、そこの分け方は自分で決めなくてはいけません

何故なら、書類を取り出すのが自分自身だからです。

どうすれば分かりやすいか?を1番知っているのは自分ですよ。

とりあえず雰囲気でいいんです。

「用途」で分ける、「期限」で分ける、「使用頻度」で分ける。
なんだっていいんです。

自分なりのルールでどんどん仕分けして片付けていきましょう。

デスクの上に仮置き場所を作らない

ここからは、「デスク上を散らかさないようにする」方法です。
言わば予防法ですね。

まずは、何故散らかっていくか?と言うところです。

それは、「置いても良い場所がある」からです。

1度書類をデスクの隅にでも置いてしまったら

「ここなら置いてもいいよー」

と言うルールがあなたの中に出来てしまいます
あとはもう、溜まっていくだけです。

「今は忙しいから」

「今日は面倒臭いから」

「後で片付けるし」

色んな理由をつけてどんどん溜まっていきます

人間は自分に甘いんです。
仕方ありません。

その甘えは「後の面倒」として自分に必ず戻ってきます

だからこそルールを設けて予防をするのです。

具体的な方法としてはシンプルです。

自分の中で「絶対に置かない!」と決めるだけです。

それだけです。

勝てない勝負じゃないですよ、自分に勝って綺麗なデスクを保ってください。

あえて邪魔な所に書類を投げておく

先程の予防法に合わせてやってみて欲しいのがこれです。

例えば、手元の書類を片付ける前に外せない予定があるとしましょう。

どうしますか?

図らずとも「とりあえず」と何処かに置いてしまうと思います。

しかし、それらしい所に置いてしまうと、流れでそのまま置いてしまう可能性があります。

そこで、その書類をどこに置けばいいか

それは、自分の思う

「最も邪魔だと思う所」

です。

私はそのような場面では、PCの上に書類を置きます。

正直めちゃめちゃ邪魔です。

そこに書類があったら仕事が出来ないんですもん。

と、なると必ずすることは「書類を手に取る」ですよね。

そうなればもう勝ちですよ。
前項のルールが出来ているあなたなら書類を片付けるはずです。

手に取ってその辺にどかすぐらいなら、ちょっと頑張って片付けましょう

これ、結構有効な手段です。

私はデスクが散らかってると落ち着かないので、あえてその様に目につく場所に置いて自分を動かすようにしております。

皆様も自分の特性を見つけて自分自身を動かしてあげましょう。


以上が私が考える具体的な「片付けの方法」です。

どうでしょうか?
出来そうですか?

誰しも直ぐに全て出来はしません。
少しずつ段階を踏んで出来るようになっていくものです。

自分なりのルールや方法を構築して、綺麗なデスクを保ち続けてください。

まとめ

今回は、業務効率化として「机上整理」の考え方や方法を書いて参りました。

机上整理が出来るようになると

  • 業務が効率化される
  • 周りからの印象が良くなる
  • 無駄な時間が減る
  • 気持ちがいい

主に業務効率化のメリットがあります。

簡単に言えば「早くお家に帰ることが出来る」のです。

私は、この為に実施していると言っても過言ではありません。

皆様はお家に帰って何をしたいですか?

「家族に会いたい」

「ゲームをしたい」

「アニメや映画を見たい」

やりたいことはいっぱいありますよね?

その為に会社にいる時間なんか少しでも短くしてやりましょう

当記事は、私の実践している事をベースに書いております。

私のデスクは綺麗に保つことが出来ているので、信ぴょう性は有るものと考えます。

是非参考にして頂き、ご自身のデスクをキレイにしてあげて、その状態をキープして欲しいものです。

しかしながら、方法は人それぞれ無限にあります。

最終的にはご自身に適した方法を見出し、実践してみてください。

むしろ、「もっといい方法があるぜ!」と言うのがあれば教えて下さい。

以上、姿焼でした。

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